Phần mềm HRM hay thiết kế phần mềm HRM luôn là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Áp dụng số hoá, công nghệ hoá vào việc quản lý vận hành doanh nghiệp chính là bước đi quan trọng để phát triển trong tương lai. HRM khi được thiết kế chính xác sẽ đảm đương khối lượng công việc rất lớn, giúp quản lý và đánh giá nhân sự chính xác, là “kim chỉ nam” trong việc phát triển doanh nghiệp.
Thiết kế phần mềm HRM bao gồm 6 bước cơ bản, tuy nhiên công dụng đến đâu còn phụ thuộc rất nhiều vào người thiết kế và bước xác định mục tiêu của phần mềm.
HRM là gì? Thiết kế phần mềm HRM có thực sự quan trọng với doanh nghiệp? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu câu trả lời ngay trong đoạn thông tin dưới đây:
Phần mềm HRM là viết tắt của Human Resource Management, tức Quản trị nguồn nhân lực. Vì vậy, thiết kế phần mềm HRM chính là xây dựng ứng dụng có khả năng quản trị nguồn nhân lực, từ xây dựng, phát triển cho đến các hoạt động đánh giá chi tiết nhằm thúc đẩy nhân lực chất lượng cao, tăng hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.
Nhân lực là cốt lõi, vì thế mà thiết kế phần mềm HRM cũng được coi là nhiệm vụ trọng tâm, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của một doanh nghiệp. Ngày càng có nhiều công ty, nhà quản lý ứng dụng thành công HRM vào quy trình quản lý, từ đó đưa ra những chính sách hỗ trợ và phát triển nhân sự đúng đắn.
Dưới đây là 6 bước chi tiết chuẩn bị cho thiết kế phần mềm HRM không nên bỏ qua:
Doanh nghiệp trước khi tiến hành xây dựng và thiết kế phần mềm HRM cần xác định trong công tác quản lý nhân sự mình cần gì và muốn gì. Tuỳ theo chiến lược phát triển của công ty trong từng thời điểm sẽ có những định hướng khác nhau. Ví dụ như ở giai đoạn mở rộng thị trường, phần nềm HRM cần đảm nhận tốt chức năng tuyển dụng và phát triển nhân lực nhân sự, bên cạnh những nhiệm vụ cơ bản là lưu trữ thông tin và đánh giá nguồn lực.
Cơ cấu tổ chức công ty chính là giá trị cốt lõi mà khi thiết kế phần mềm HRM cần đặc biệt lưu ý. Với quy mô doanh nghiệp nhỏ, ít người, HRM cần đảm bảo tạo cấu trúc phẳng, chia đều đầu việc cho toàn bộ nhân sự. Với quy mô doanh nghiệp lớn, đòi hỏi tính chuyên môn hoá cao, phần mềm HRM cần đảm bảo tiêu chí quản lý phân cấp, giúp phân chia từng đầu việc đúng với khả năng và chức vụ của nhân sự.
Sau khi đã xác định được đầy đủ nhu cầu và những chức năng cần thiết của phần mềm HRM, bước tiếp theo cần làm chính là xây dựng bản mô tả hoàn chỉnh cho những chức năng ấy. Trong đó cần vạch ra cụ thể những nội dung đưa vào và các thông tin được đưa ra là gì, có tác dụng gì cho quản lý doanh nghiệp. Bản mô tả càng chi tiết, người quản lý càng hình dung được chính xác hiệu quả HRM khi đi vào hoạt động. Chính điều này cũng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý của các nhà quản trị.
Khi thông tin đã được tập hợp đầy đủ, đây chính là thời điểm thích hợp để “bắt tay” vào thiết kế phần mềm HRM. Tuỳ vào ngân sách và năng lực nhân sự, doanh nghiệp có thể tự mình thiết kế thông qua đội ngũ IT hoặc thuê outsource bên ngoài.
Phần mềm HRM sau khi được thiết kế hoàn thiện nên được test trước trong một bộ phận nhỏ để kiểm tra lỗi và đánh giá lại toàn bộ. Sau khi phần mềm được thiết kế hoàn chỉnh, quản lý sẽ áp dụng sử dụng đến toàn bộ nhân sự trong công ty. Tuy nhiên trước đó cần có buổi đào tạo để phổ cập các kiến thức cơ bản khi sử dụng phần mềm.
Dù đã được test trước đó nhưng khi đi vào hoạt động với quy mô nhân sự rộng lớn, phần mềm HRM sẽ rất dễ mắc phải những lỗi nhỏ hoặc có những chức năng chưa hợp lý. Đó là lý do vì sao mà việc quan sát vận hành rất quan trọng. Trong khoảng 6 tháng từ ngày áp dụng, cần có một đội ngũ quan sát tính khả quan của phần mềm HRM, từ đó đưa ra những đánh giá điều chỉnh khi cần.
Thiết kế phần mềm HRM đóng một vai trò rất lớn trong công tác quản lý nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Tiết kiệm sức người, thời gian tổng hợp thông tin nhanh chóng và đánh giá nhân sự chính xác là những ưu điểm vượt trội mà HRM mang đến cho mỗi doanh nghiệp.
